Co realnie zmieni projekt ustawy i dlaczego firmy „nieprzygotowane” na wartościowanie stanowisk zapłacą dwa razy.
Projekt ustawy wdrażającej Dyrektywę UE 2023/970 o transparentności płac został opublikowany w grudniu i – zgodnie z założeniami – nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od 7 czerwca 2026 r. To dopiero początek procesu legislacyjnego, ale zakres zmian jest na tyle duży, że odkładanie przygotowań na „kiedy będzie pewne” jest najdroższą strategią.
W praktyce to nie jest kolejny „projekt HR”. To przebudowa sposobu, w jaki firma:
- uzasadnia różnice w wynagrodzeniach,
- porównuje stanowiska,
- odpowiada pracownikom na pytania o płace,
- raportuje lukę płacową i wdraża działania naprawcze,
- broni się przed ryzykiem prawnym i reputacyjnym.
Poniżej: najważniejsze obowiązki z projektu + co zrobić teraz, zanim temat zamieni się w kryzys.
Od kiedy i dla kogo będą obowiązywać nowe przepisy?
Zakładany termin wejścia w życie to 7 czerwca 2026 r., ale to projekt i może się jeszcze zmienić. To jednak nie zmienia faktu, że firmy powinny już dziś budować fundamenty: dane, wartościowanie i procesy informacyjne.
Zmiany dotkną pracodawców niezależnie od wielkości (np. w zakresie podejścia do wartościowania i przejrzystości), natomiast część obowiązków ma progi zatrudnienia (np. raportowanie określonych wskaźników dla firm 100+).
Na czym polega wartościowanie stanowisk i dlaczego jest „fundamentem systemu”?
Wartościowanie stanowisk to obowiązek przeprowadzenia obiektywnej i neutralnej pod względem płci oceny wartości pracy. To właśnie wynik wartościowania ma stać się podstawą do przypisania pracowników do kategorii, w ramach których będą możliwe porównania wynagrodzeń.
Co to oznacza w praktyce (bez teorii):
- Firma musi mieć spójne kryteria oceny wartości pracy (umiejętności, odpowiedzialność, wysiłek, warunki pracy itd.).
- Musi powstać architektura stanowisk i kategorie pracowników.
- Porównania płac nie będą „ogólne”, tylko w obrębie kategorii.
Prowokacyjna prawda: jeśli dziś Twoje stanowiska są nazwane różnie w HR, w payrollu i w systemach operacyjnych, to w 2026 r. będziesz „wartościować chaos”, a nie organizację.
Czy kryteria wartościowania trzeba uzgadniać ze związkami?
Tak — projekt zakłada współdziałanie z organizacją związkową przy ustalaniu kryteriów/podkryteriów i kategorii pracowników. To jest jeden z najczęściej ignorowanych elementów przygotowań, a potem staje się hamulcem całego wdrożenia.
Co to oznacza dla harmonogramu:
- nie wystarczy „zaprojektować” systemu,
- trzeba go skonsultować/uzgodnić w wymaganym zakresie,
- a to wymaga przygotowania argumentacji i dokumentacji (w tym definicji kategorii, kryteriów, zasad przypisania).
Jakie nowe prawa informacyjne dostaną pracownicy?
Pracownik będzie mógł wystąpić o informację o swoim indywidualnym poziomie wynagrodzenia oraz o średnich poziomach wynagrodzeń w podziale na płeć w ramach swojej kategorii — a pracodawca ma udzielić informacji w terminie 30 dni.
To wymusza trzy rzeczy „tu i teraz”:
- Właściciel procesu (kto odpowiada: HR, payroll, legal, C&B?).
- Źródło prawdy o danych (system, raport, definicje).
- Szablony odpowiedzi i ścieżka akceptacji (żeby nie tworzyć ryzyka prawnego jednym mailem).
Czy pracodawca może zabronić pracownikom ujawniania wynagrodzenia?
Nie w zakresie, w jakim ujawnienie służy realizacji praw wynikających z zasady równego traktowania. W praktyce: zapisy umów/regulaminów, które mają „zamykać usta”, mogą stać się nie do obrony.
Co firmy powinny zrobić:
- przejrzeć klauzule poufności dotyczące wynagrodzeń,
- doprecyzować, czego poufność dotyczy (np. danych wrażliwych firmy), a czego nie może blokować,
- przygotować komunikację dla menedżerów: jak rozmawiać o płacach bez eskalacji konfliktu.
Kogo obejmą obowiązki raportowania luki płacowej i co trzeba będzie raportować?
Pracodawcy zatrudniający co najmniej 100 pracowników będą zobowiązani do regularnego raportowania wskaźników dotyczących luki płacowej ze względu na płeć. W materiałach pojawiają się m.in. takie elementy jak:
- luka płacowa ze względu na płeć (w tym dla składników uzupełniających/zmiennych),
- mediany luki,
- udział pracowników w przedziałach wynagrodzeń,
- odsetek osób otrzymujących składniki zmienne.
W projektowanych rozwiązaniach pojawiają się też różne częstotliwości raportowania zależne od wielkości firmy (np. co 3 lata dla 100+ i corocznie dla 250+), a także terminy przekazywania (w materiałach: do 31 marca danego roku kalendarzowego).
Co oznacza luka płacowa 5% i ile jest czasu na działania?
Jeżeli zostanie wykryta luka płacowa wynosząca co najmniej 5%, która nie jest uzasadniona obiektywnymi kryteriami, pracodawca ma 6 miesięcy na wdrożenie działań zaradczych. To nie jest „miękki” zapis — to deadline, który będzie rozliczany.
Najczęstszy błąd firm:
- próbują „tłumaczyć” lukę narracją,
- zamiast udokumentować obiektywne kryteria (kompetencje, wyniki, zakres odpowiedzialności, warunki pracy, doświadczenie) i powiązać je z systemem.
Jakie będą konsekwencje prawne (i dlaczego to nie jest tylko „grzywna”)?
Projekt przewiduje nowe wykroczenia przeciwko prawom pracownika, m.in. za:
- brak wartościowania stanowisk,
- nieprzygotowanie sprawozdania z luki płacowej.
Kary wskazywane w materiałach: grzywny od 3 000 do 50 000 zł.
Ale realny koszt zwykle jest wyższy, bo dochodzą:
- czas zarządu i HR w kryzysie,
- rosnąca rotacja (gdy ludzie tracą zaufanie),
- spadek skuteczności rekrutacji (gdy kandydaci widzą chaos),
- konflikty zbiorowe / eskalacje.
Checklista wdrożenia: co zrobić w najbliższych miesiącach (wersja „do wdrożenia”, nie „do prezentacji”)
1) Audyt systemu wynagrodzeń (2–4 tygodnie)
Celem audytu jest ustalenie, czy firma ma dane i logikę, które wytrzymają pytania pracowników i raportowanie.
Sprawdź:
- spójność nazw stanowisk (HR vs payroll vs operacje),
- składniki wynagrodzeń (podstawa, premie, dodatki, benefity),
- kryteria podwyżek i awansów (czy są opisane i stosowane konsekwentnie),
- wyjątki „historyczne” (najczęściej tam siedzi luka).
2) Projekt kryteriów wartościowania (2–6 tygodni)
Kryteria muszą być obiektywne i neutralne płciowo.
Dobrze działający zestaw to taki, który da się obronić w rozmowie:
- z pracownikiem,
- z reprezentacją pracowników/związkami,
- w razie sporu.
3) Pilot wartościowania + kategoryzacja (3–8 tygodni)
Nie zaczynaj od całej organizacji. Zacznij od 1–2 obszarów i dopracuj:
- opisy stanowisk,
- przypisanie do kategorii,
- zasady porównań,
- komunikację.
4) Monitoring luki płacowej „na sucho” (2–3 tygodnie)
Zanim prawo zmusi Cię do raportu, zrób wewnętrzny test: gdzie jest luka, dlaczego, czy umiesz ją uzasadnić.
5) Plan działań wyrównawczych (4–6 tygodni)
Jeśli luka jest nieuzasadniona, przygotuj:
- warianty korekt (natychmiastowe vs etapowe),
- wpływ na budżet,
- komunikację (bez niej korekty bywają „benzyną do ognia”).
6) Proces wniosków informacyjnych (SLA 30 dni)
Ustal:
- kto przyjmuje wniosek,
- kto generuje dane,
- kto zatwierdza odpowiedź,
- jak archiwizujesz komunikację (na wypadek sporu).
Największe wyzwania we wdrożeniu (bez udawania, że „będzie łatwo”)
- Dane są niekompletne albo rozjechane między systemami.
- Stanowiska nie są porównywalne, bo nie ma opisów lub są „pod człowieka”.
- Firma nie ma spisanych kryteriów wzrostu wynagrodzeń — są „z głowy”.
- Menedżerowie nie potrafią rozmawiać o płacach bez konfliktu.
- Związki/przedstawiciele pracowników pojawiają się w projekcie za późno, więc proces się blokuje.
Audyt wartościowania stanowisk i systemu wynagrodzeń – skorzystaj z doświadczenia Cedepe Consulting.
FAQ:
Czy transparentność wynagrodzeń oznacza jawność pensji wszystkich pracowników?
Nie. Oznacza większy dostęp do informacji o zasadach, kryteriach i średnich poziomach w ramach kategorii oraz możliwość weryfikacji równego traktowania.
Czy każda firma będzie musiała zrobić wartościowanie stanowisk?
Projektowane przepisy wskazują wartościowanie jako fundament systemu i obowiązek po stronie pracodawcy. Nawet jeśli część raportowania dotyczy progów 100+, bez wartościowania i kategorii firma nie będzie w stanie logicznie odpowiadać na wnioski i uzasadniać różnic.
Jak szybko pracodawca ma odpowiedzieć na wniosek pracownika o informacje płacowe?
W materiałach opisano termin 30 dni na udzielenie informacji pracownikowi o jego wynagrodzeniu i średnich w ramach kategorii (z podziałem na płeć).
Co jeśli luka płacowa wynosi co najmniej 5% i nie ma obiektywnego uzasadnienia?
Wtedy pracodawca ma 6 miesięcy na wdrożenie działań zaradczych. Brak reakcji zwiększa ryzyko prawne i eskalacji.
Jakie kary przewiduje projekt?
Wskazywane w materiałach grzywny to 3 000–50 000 zł za określone wykroczenia (m.in. brak wartościowania lub sprawozdania), ale realny koszt zwykle obejmuje też kryzys wewnętrzny i ryzyko reputacyjne.
Co rekomendujemy jako Cedepe Consulting
Jeśli chcesz przejść przez to bez gaszenia pożarów, zacznij od dwóch rzeczy:
1) Audyt gotowości do transparentności wynagrodzeń (2–3 tygodnie)
- porządek w danych i strukturze stanowisk,
- wstępna diagnoza luki i ryzyk,
- plan działań krok po kroku.
2) Wartościowanie stanowisk + kategoryzacja + procesy informacyjne (4–10 tygodni)
- neutralne kryteria,
- kategorie pracowników,
- procedura wniosków (SLA 30 dni),
- Q&A dla menedżerów i komunikacja dla pracowników.
Skontaktuj się z naszymi ekspertami – zamów bezpłatną konsultację: https://cedepeconsulting.pl/kontakt/
Autor:
Cedepe Consulting – zespół doradztwa HR i Compensation & Benefits
Wspieramy firmy w porządkowaniu architektury stanowisk, wartościowaniu pracy, projektowaniu systemów wynagrodzeń oraz przygotowaniu procesów do zmian regulacyjnych i presji rynkowej.
Aktualizacja: styczeń 2026
